Такой документ в обязательном порядке подготавливает отправитель груза и передает ее перевозчику. Заявка в дальнейшем принимается в обработку, на ее основании составляется Грузовая авианакладная, где в мельчайших деталях приводятся рекомендации для перевозчика о составлении договора на оказание услуг и о моментах, связанных с выполнением обязательств по перевозке груза.
Когда отправитель проставляет в документе свою подпись, он подтверждает полноту и актуальность сведений, касающихся перевозимого груза. Также он обязуется возместить ущерб, если в результате оказания услуг перевозчик понесет убытки из-за недостоверности информации о грузе.
В международной практике грузоперевозок авиационным транспортом у этого документа есть другое название – Air waybill, или сокращенно AWB. Она подтверждает наличие договорных обязательств, оформленных соответствующим контрактом, между перевозчиком и лицом, которое отправляет груз. Документ свидетельствует о том, что обе стороны согласились с условиями доставки и получения груза.
Накладная для авиаперевозки содержит условия договора. В сокращенном виде они повторяют положения Резолюции 600 b ИАТА.
ООО Сервис Транс-Карго подготавливает Грузовую накладную на авиадоставки комплектом, куда входит восемь экземпляров документов. Они различаются как маркировкой, так и цветом. В список входят:
Грузовую авианакладную допускается дополнять сопутствующими копиями. Их количество не должно превышать пяти экземпляров, для каждого образца предусмотрена специальная отметка – «Копия XX» (вместо «ХХ» проставляется номер копии).
Подписанты документа соглашаются со всеми условиями осуществления авиадоставки груза.
Вместе с авианакладной обязательно подготавливается пакет сопроводительных документов. Перечень включает различные виды разрешений, сертификатов, документы коммерческой направленности, об упаковке и некоторые другие. Они подготавливаются отправителем и регламентируют допустимые операции по обработке груза при осуществлении трансфера, транзита, получения и вручения получателю в аэропорту назначения. Пакет сопроводительной документации подготавливается с учетом типа перевозимого груза. В него могут входить:
Дополнительно к этому пакету бумаг могут быть добавлены документы, подготовленные отправителем или обслуживающей организацией непосредственно в аэропорту погрузки или трансфера. Такие документы оформляются не всегда, а только в случае авиадоставки отдельных категорий грузов, которые требуют соблюдения особенной аккуратности при обработке в аэропорту трансфера или назначения. Например, речь может идти о контрольных листах приемки для последующей транспортировки опасных грузов, живых животных, о документах, в которых зафиксированы сведения о выполнении предполетного досмотра отправления, акты о повреждении груза в процессе его доставки и подобные бумаги.
Сопроводительную документацию обязательно помещают в отдельный конверт, его запечатывают, после чего к нему приклеивают авианакладную. Если авиадоставка выполняется несколькими рейсами, оригинал авианакладной и конверт с сопроводительными документами направляют с первой частью груза.